كيف تعد السياسات و الاجراءات ؟

Uncategorized

كيف تُعِد السياسات والإجراءات باحترافية لضمان كفاءة العمل والامتثال التنظيمي

مقدمة

تُعدّ السياسات والإجراءات العمود الفقري لأي منظمة ناجحة، فهي التي تحدد الاتجاه العام للعمل، وتضمن الاتساق في الأداء، وتُحقق الامتثال للأنظمة والقوانين، وتُعزّز من جودة الخدمات والمنتجات. ومن دون وجود سياسات واضحة وإجراءات دقيقة، تصبح بيئة العمل عُرضة للفوضى، ويصعب تحقيق الأهداف الاستراتيجية.

في هذا المقال، سنرشدك خطوة بخطوة إلى كيفية إعداد السياسات والإجراءات بطريقة احترافية وعملية، بما يتناسب مع احتياجات مؤسستك ويضمن فاعليتها واستدامتها.

أولًا: تعريف السياسات والإجراءات وأهميتهما

ما هي السياسات؟

هي المبادئ والقواعد العامة التي تضعها المؤسسة لتوجيه قراراتها وسلوك العاملين فيها. تعكس السياسات فلسفة المنظمة وأهدافها وقيمها، وتحدد الإطار الذي تُتخذ في ظله القرارات.

أمثلة على السياسات:

  • سياسة التوظيف والاستقطاب.

  • سياسة الحضور والانصراف.

  • سياسة الجودة وخدمة العملاء.

ما هي الإجراءات؟

هي الخطوات العملية والتفصيلية التي توضح كيف يتم تنفيذ السياسة. وهي بمثابة “دليل التشغيل” الذي يحدد المسؤوليات والتسلسل الزمني والتفاصيل التشغيلية للعمل.

مثال:

  • سياسة التوظيف تنص على ضرورة التحقق من مؤهلات المرشح.

  • الإجراء يوضح خطوات التحقق: (مراجعة السيرة الذاتية → إجراء المقابلة → التحقق من الشهادات → إصدار العرض الوظيفي).

ثانيًا: خطوات إعداد السياسات والإجراءات

1. تحليل الوضع الحالي وفهم الاحتياجات

قبل صياغة أي سياسة، يجب فهم الواقع التنظيمي والعمليات القائمة. ويتم ذلك من خلال:

  • دراسة الهيكل التنظيمي ومهام الإدارات.

  • مراجعة السياسات الحالية (إن وجدت) وتحديد نقاط القوة والضعف.

  • إجراء مقابلات مع مديري الأقسام والعاملين لفهم التحديات العملية.

  • مراجعة المتطلبات القانونية والتشريعية ذات الصلة.

2. تحديد الأهداف والغرض من السياسة

كل سياسة يجب أن تخدم هدفًا واضحًا ومحددًا. اسأل نفسك:

  • ما المشكلة التي تعالجها هذه السياسة؟

  • ما الأثر المتوقع من تطبيقها؟

  • ما العلاقة بينها وبين استراتيجية المؤسسة؟

مثال:

  • الهدف من “سياسة إدارة المخاطر” هو تقليل احتمالية وقوع المخاطر التشغيلية وتحجيم آثارها.

3. تحديد نطاق التطبيق والمسؤوليات

يجب أن يكون نطاق السياسة واضحًا، بحيث يحدد:

  • الأقسام أو الإدارات التي تنطبق عليها السياسة.

  • المستويات الإدارية أو الوظيفية المشمولة.

  • المسؤوليات الرئيسية لكل جهة في تنفيذ السياسة.

4. صياغة السياسة بشكل واضح ومهني

يُفضل أن تتضمن كل سياسة العناصر التالية:

العنصر الوصف
العنوان اسم السياسة بوضوح.
الهدف ما تسعى السياسة لتحقيقه.
النطاق من تشملهم السياسة.
التعريفات المصطلحات الفنية المستخدمة.
المبادئ العامة القواعد الأساسية التي تحكم السياسة.
المسؤوليات الأطراف المسؤولة عن التنفيذ والمتابعة.
المراجعة آلية وتاريخ مراجعة السياسة.

نصائح الصياغة:

  • استخدم لغة واضحة ودقيقة.

  • تجنب العبارات الفضفاضة أو الغامضة.

  • احرص على أن تكون السياسة قابلة للتنفيذ وليست مجرد شعارات.

5. تصميم الإجراءات التفصيلية

بعد إقرار السياسة، تأتي مرحلة ترجمتها إلى إجراءات تشغيلية واضحة. يجب أن تتضمن الإجراءات:

  • الهدف: الغرض من الإجراء.

  • النطاق: الجهات المعنية بالتنفيذ.

  • الخطوات التنفيذية: خطوة بخطوة مع تحديد المسؤوليات.

  • النماذج المستخدمة: إذا كانت هناك استمارات أو تقارير مرتبطة.

  • زمن التنفيذ: الإطار الزمني لكل خطوة.

  • معايير الأداء: لقياس مدى الالتزام والنجاح.

6. المراجعة القانونية والتدقيق الداخلي

قبل اعتماد السياسات، يجب مراجعتها من قبل:

  • الإدارة القانونية: لضمان توافقها مع الأنظمة والقوانين المحلية.

  • التدقيق الداخلي: للتأكد من واقعيتها وقابليتها للتطبيق وعدم تعارضها مع سياسات أخرى.

7. اعتماد السياسة وتعميمها

بعد المراجعة والموافقة، تُعتمد السياسة رسميًا من الإدارة العليا، ثم تُنشر على جميع المعنيين عبر:

  • البريد الإلكتروني الداخلي.

  • دليل الموظف الإلكتروني أو الورقي.

  • جلسات تعريفية وتدريبية.

8. التدريب والتوعية

السياسة لا قيمة لها إن لم يفهمها ويطبقها الموظفون. لذلك من المهم:

  • عقد ورش عمل تعريفية.

  • توفير أدلة إرشادية مبسطة.

  • تدريب المسؤولين عن التنفيذ بشكل عملي.

9. المراقبة والتقييم والتحديث

السياسات ليست وثائق جامدة، بل يجب مراجعتها بشكل دوري للتأكد من:

  • مدى فعاليتها في تحقيق أهدافها.

  • مدى التزام الموظفين بها.

  • الحاجة إلى تعديلها لمواكبة التغيرات التنظيمية أو القانونية.

نموذج مبسط لتسلسل إعداد السياسات والإجراءات

A[تحليل الوضع الحالي] --> B[تحديد الهدف والنطاق]
B --> C[صياغة السياسة]
C --> D[تصميم الإجراءات]
D --> E[المراجعة القانونية والتدقيق]
E --> F[الاعتماد والتعميم]
F --> G[التدريب والتوعية]
G --> H[المتابعة والمراجعة الدورية]

نصائح احترافية لضمان نجاح السياسات والإجراءات

  • اربط كل سياسة بهدف استراتيجي واضح.

  • اجعل الإجراءات قابلة للقياس والتقييم.

  • استخدم لغة بسيطة ومباشرة يفهمها الجميع.

  • حدّد مسؤولًا واضحًا عن كل عملية.

  • راجع السياسات دوريًا لضمان مواكبتها للتغيرات.

إعداد السياسات والإجراءات ليس مجرد عمل إداري روتيني، بل هو أساس نجاح المؤسسات واستقرارها ونموها. فهي التي تنظم العلاقات الداخلية، وتضمن الالتزام بالمعايير القانونية والمهنية، وتُحسن من الأداء والكفاءة. وكلما كانت السياسات أكثر وضوحًا ودقة وقابلية للتطبيق، كلما كانت المنظمة أكثر قدرة على تحقيق أهدافها وتعزيز مكانتها التنافسية.

هل تسعى منظمتك إلى رفع الكفاءة وتحقيق التميز المؤسسي؟
نقدّم لك خدمة احترافية تشمل:

✅ تطوير وصياغة السياسات والإجراءات بما يتوافق مع طبيعة عمل منشأتك وأفضل الممارسات الدولية.
✅ مواءمة العمليات مع متطلبات أنظمة الجودة العالمية (ISO 9001 – 14001 – 45001 وغيرها).
✅ تأهيل فريق العمل وتدريبه على تطبيق المعايير وضمان الجاهزية الكاملة لشهادات الاعتماد.
✅ مرافقة المنظمة خطوة بخطوة حتى اجتياز التدقيق الخارجي بنجاح.

📌 الخدمة مناسبة للشركات والمؤسسات والجهات غير الربحية التي تسعى لرفع مستوى الأداء وتطبيق أنظمة إدارة معتمدة عالميًا.

📞 للتفاصيل والتعاقد تواصل معنا مباشرة وسنساعدك في نقل مؤسستك إلى مستوى أعلى من الجودة والتميز.

https://api.whatsapp.com/send?phone=201004607950&text=SOP

اترك تعليقاً